Sitzungen und Diskussionen reduzieren
„Die leichteste Sitzung ist – keine Sitzung“
Sitzungen sollten ein klares Ziel haben, Du solltest einen Beitrag leisten können oder es sollen Dir für Deine Arbeit wesentliche Informationen gegeben werden. Andernfalls kannst Du auf die Sitzung verzichten. Zudem lassen sich Sitzungsdauer und -Häufigkeit stark reduzieren, indem der Fokus strikt auf dem Sitzungsziel gehalten wird, Beiträge sofort festgehalten werden und Entscheide zeitnah herbeigeführt werden. Mein Coaching für Leichtigkeit hilft Dir, in Deinem Umfeld eine exzellente und effiziente Sitzungskultur zu erreichen und Sitzungen stark zu reduzieren.
Mit diesen Massnahmen schaffst Du es, Sitzungszeit zu reduzieren:
- Vermeide unnötige Diskussionen:
- Vermeide Diskussionen, wenn Sachverhalte klar und Entscheide einfach sind.
- Vermeide Diskussionen über bereits getroffene Entscheide oder klare Sachverhalte.
- Absage von Routinesitzungen:
- Vermeide Routine-Sitzungen, wenn grösstenteils alles klar ist und es keine neuen Informationen gibt.
- Suche effizientere Kanäle zur Information oder setze Ad hoc-Sitzungen an.
- Stärke Hol- statt Bringschuld:
- Etabliere Kanäle der Information statt langatmige Diskussion ohne Ziel.
- Motiviere Dein Umfeld für die aktive Suche nach Informationen.
- Überprüfe die Notwendigkeit
- Überdenke, ob eine Sitzung der optimale Weg ist für das zu Erreichende.
- Mitarbeiter müssen nicht unnötig beschäftigt werden, wenn Lösungen im direkten Austausch erreicht werden.
- Vorabagenda erstellen:
- Erstelle vor jeder Sitzung eine klare Agenda und verteile sie im Voraus an die Teilnehmer.
- Definiere klare Ziele und den geplanten Ablauf, um die Erwartungen zu setzen.
- Teilnehmerauswahl prüfen:
- Stelle sicher, dass nur die relevanten Personen an der Sitzung teilnehmen.
- Überlege, ob die Anwesenheit aller Teilnehmer für die Erreichung der Ziele notwendig ist.
- Zeitliche Begrenzung setzen:
- Setze die Zeitdauer genau so lange an, um das Sitzungsziel zu erreichen, nicht länger.
- Behalte mit dem Team klaren Fokus, um die Sitzungszeit effizient zu nutzen.
- Klare Ziele kommunizieren:
- Kommuniziere zu Beginn der Sitzung die Ziele und den Zweck, um das Bewusstsein aller Teilnehmer zu schärfen.
- Überprüfe regelmäßig, ob die Diskussion den Zielen entspricht.
- Aktive Moderation:
- Nutze eine effektive Moderation, um sicherzustellen, dass die Sitzung auf Kurs bleibt.
- Setze klare Regeln für die Diskussion und interveniere, wenn die Sitzung vom Ziel abweicht.
- Priorisierung von Themen:
- Priorisiere die Agenda-Positionen nach ihrer Relevanz und Dringlichkeit.
- Behandle die wichtigsten Punkte zuerst, um sicherzustellen, dass die wesentlichen Diskussionen stattfinden.
- Ergebnisorientierung:
- Fokussiere auf konkrete Ergebnisse und Entscheidungen. Kläre am Ende der Sitzung, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen.
- Weise klare Verantwortlichkeiten zu und setze klare Fristen für Follow-up-Aufgaben.