E-Mails reduzieren
„Konzentriere Kommunikation auf das Tun, statt auf E-Mail-Blabla.“

Setze bei E-Mails ein klares Ziel, halte Inhalte knapp und sende sie nur an direkt Betroffene. Ist der Sachverhalt komplex, rufe Dein Gegenüber lieber an. Bist Du der Empfänger, bearbeite nur sinnvolles oder notwendiges. Informiere Absender über den Umgang, um die Effizienz und Effektivität zu verbessern. Mein Coaching für Leichtigkeit hilft Dir, in Deinem Umfeld eine schlanke E-Mail-Kultur zu schaffen und E-Mails stark zu reduzieren.
Mit diesen Massnahmen schaffst Du es, E-Mail-Bearbeitungszeit zu reduzieren:
- Klare Betreffzeilen:
- Verwende klare und präzise Betreffzeilen, die den Inhalt der E-Mail zusammenfassen.
- Eine aussagekräftige Betreffzeile hilft dabei, das Hauptziel der E-Mail sofort zu erfassen.
- Fokussierte Nachrichten:
- Halte deine E-Mails kurz und fokussiere dich auf das Hauptthema.
- Vermeide übermäßige Details oder Informationen, die nicht direkt mit dem Hauptanliegen der E-Mail zu tun haben.
- Aufzählungen und Absätze nutzen:
- Strukturiere deine E-Mails mit Aufzählungen und Absätzen, um den Text leichter verdaulich zu machen.
- Dies erleichtert es dem Leser, die relevanten Informationen zu erfassen.
- Klare Handlungsaufforderungen:
- Wenn du eine bestimmte Aktion erwartest, sei klar und deutlich in deiner Formulierung.
- Vermeide vage Aussagen und fordere konkret dazu auf, was du möchtest.
- Verwendung von CC und BCC vermeiden:
- Verwende die Felder „CC“ und „BCC“ sparsam und nur, wenn es notwendig ist.
- Zu viele Empfänger können zu Verwirrung führen und die Relevanz der E-Mail beeinträchtigen.
- Priorisierung der Informationen:
- Platzieren Sie die wichtigsten Informationen am Anfang der E-Mail.
- Dies stellt sicher, dass der Leser die relevanten Details sofort sieht, ohne nach ihnen suchen zu müssen.
- Zweck und Ziel klarmachen:
- Beginne die E-Mail mit einer klaren Aussage über den Zweck und das Ziel der Nachricht.
- Der Leser sollte sofort verstehen, warum die E-Mail wichtig ist.
- Vermeidung von Redundanz:
- Vermeide redundante Informationen, die bereits in vorherigen E-Mails oder Dokumenten vorhanden sind.
- Stelle sicher, dass jede E-Mail einen eindeutigen Beitrag leistet.
- Strukturierte Anfragen:
- Wenn du eine Frage stellst, stelle sicher, dass sie klar formuliert ist.
- Erleichtere es dem Empfänger, direkt auf deine Anfrage zu antworten.
- Kommunikationstools nutzen:
- Verwende alternative Kommunikationsmittel wie Chat oder Videoanrufe für kurze, unkomplizierte Informationen.
- E-Mails sollten für komplexere Themen oder formelle Kommunikation verwendet werden.
- Regelmäßige Überprüfung der Inbox:
- Überprüfe regelmäßig deine Inbox und lösche oder archiviere irrelevante E-Mails.
- Dies erleichtert das Finden wichtiger Informationen und reduziert das Risiko von Informationsüberflutung.
- Schulung und Kommunikationsrichtlinien:
- Implementiere Schulungen zur effektiven Kommunikation und klare Richtlinien für E-Mail-Kommunikation.
- Sensibilisiere die Mitarbeiter für die Bedeutung klarer und fokussierter E-Mails.